Brainstorming

Ai nevoie de o idee nouă, de ceva la care nu te-ai gândit până acum, de ceva cu adevărat original? În lumea de astăzi generarea de idei noi, în special a celor creative şi de mare calitate, este vitală pentru succesul în afaceri.

Poate că în acest caz Brainstorming este exact tehnica de care ai nevoie pentru a obţine ideia salvatoare şi, în acelaşi timp, de a-ţi entuziasma colaboratorii. Scopul acestei metode este de a obţine cât mai multe idei posibile. Cu cât mai multe idei ai de unde alege, cu atât rezultatul final este mai bun. Brainstorming-ul se poate aplica pentru aproape orice domeniu: idei, teme, slogane, publicitate, stabilirea de obiective, soluţii pentru diferite probleme.

Ce înseamnă Brainstorming?

Termenul de Brainstorming a fost introdus şi explicat de către Alex Osborn, fondator şi vicepreşedinte al agenţiei de publicitate BBDO, în cartea sa „Your Creative Power” (1948).

Odată ce ai luat parte la un Brainstorming te poţi gândi la cele două cuvinte ce compun acest termen. Este ca o furtună (storm) în creier (brain). Idei pe care nici nu credeai că îţi pot trece prin minte încep să curgă, o ideie alimentând-o pe alta. Este ca un vânt puternic care spulberă ceea ce este la suprafaţă, aducând la lumină cele mai ascunse idei, ajutându-te să vezi dincolo de modul obişnuit de gândire.

Sintetic, o sesiune de Brainstorming va începe cu o întrebare clară şi se va sfârşi cu o listă de idei.

Beneficii

• Analizarea unei probleme din mai multe puncte de vedere şi producerea cât mai multor idei.
• Captarea ideilor în starea lor incipientă, înainte de a fi alterate de gândirea logică (aşa ceva e imposibil, costă prea mult, ce or să zică ceilalţi etc)
• Brainstormingul oferă posibilitatea participanţilor să îşi extindă limitele. Îi încurajează să nu se oprească la primul lucru care le trece prin minte ci să gândească în continuare.
• Participarea la o şedinţă de Brainstorming este amuzantă şi este un exerciţiu extraordinar de colaborare şi lucru în echipă.

Etape

Pregătire

• Stabileşte participanţii. În general un grup de 4 până la 10 oameni este suficient. Dacă grupul este prea mic există riscul de a se colecta prea puţine idei, iar dacă grupul este prea mare discuţiile vor avansa prea încet. Dacă sunt mai mulţi oameni implicaţi, cea mai bună soluţie este de a fi împărţiţi în mai multe grupuri care să discute separat. Mai important decât numărul participanţilor este experienţa, aria lor de expertiză şi varietatea grupului.
• Stabileşte locul şi data întâlnirii. Ideal este ca o şedinţă să dureze în jur de 30 de minute, maximum 1 – 1½ ore.
• Desemnează un facilitator oficial (cel care va conduce şi coordona discuţiile). Acest lucru este foarte important!
• Desemnează un juriu. Membrii juriului nu trebuie neapărat aleşi dintre participanţii la Brainstorming. De cele mai multe ori o opinie critică venită din afară este chiar mai bună. Cel mai important este ca membrii juriului să fie persoane cu putere de decizie sau persoane cărora li s-a delegat această putere pentru că ei vor purta responsabilitatea aplicării ideilor generate.
• Asigură-te că toată lumea are suficientă hârtie şi pixuri, creioane (mai ales creioane colorate pentru că este folositore utilizarea mai multor culori) şi orice alt material ajutător necesar (tablă, flip chart, proiector, calculatoare etc) este pregătit.
• Asigură-te că toată lumea poate vedea totul
• Asigură-te că au fost distribuite în prealabil materiale informative (dacă informarea cere mai multă documentare decât un brief de câteva minute)
• Adu materiale „generatoare de idei”: cataloage, reviste, albume, mostre de material, produsele concurenţei, un computer legat la Internet sau altele asemenea.
• Apă, cafea şi ceva de ronţăit ar putea ajuta!

Deschidere

• Se începe prin a se prezenta scopul întâlnirii:
• Contextul – care este situaţia actuală, de ce avem nevoie de idei noi, care sunt problemele la care trebuie să răspundem etc
• Obiective – ce ne propunem.

Obiectivele trebuie să fie specifice şi exprimate cât se poate de clar şi de concis astfel încât toată lumea să înţeleagă exact ceea ce se cere. Dacă problemele ce trebuie adresate şi obiectivele nu sunt clar înţelese de către participanţi atunci răspunsurile şi ideile generate nu vor rezolva acele probleme şi se va irosi timpul tuturor. De cele mai multe ori obiectivul poate fi exprimat prin întrebarea Cum am putea să ... (... îmbunătăţim performanţele produsului X cu 10%, să atragem cu 10% mai mulţi clienţi etc)?

• Obiectivele trebuie să fie ambiţioase. O şedinţă de Brainstorming care nu şi-a propus obiective (de genul „Hai să vedem dacă ne vine vre-o ideie”) nu va produce nici un rezultat remarcabil.
• Chiar dacă nu este prima dată când cei prezenţi iau parte la un Brainstorming se vor aminti regulile de desfăşurare ale întâlnirii (vezi mai jos). Acest lucru este important! Este recomandat ca aceste reguli să fie scrise într-un loc vizibil pentru toată lumea.
• Din experienţă pot spune, mai ales în cazul grupurilor în care membrii nu se cunosc foarte bine, că este nevoie la început de un impuls. Este rolul facilitatorului de a crea acel impuls. El poate emite primele idei sau poate stabili un punct de plecare de la care să înceapă adăugarea ideilor noi.
• Uneori este bine să li se lase participanţilor câteva minute pentru a-şi putea formula şi nota propriile idei înainte de a se începe şedinţa propriuzisă

Colectare

• În această fază fiecare va putea spune oricâte idei, indiferent de cât de valoroase sau realizabile sunt. Cu cât mai multe idei cu atât mai bine. Facilitatorul va avea grijă ca toţi participanţii să aibă posibilitatea de a-şi prezenta ideile şi să se respecte regulile stabilite la început.
• Toate ideile vor fi consemnate pe măsură ce au fost exprimate fără însă a fi categorizate şi judecate.
• La început se poate da cuvântul fiecărui participant într-o ordine prestabilită. După ce toţi participanţii şi-au exprimat ideile se începe o nouă rundă după care se pot lansa discuţii libere. Dacă este nevoie se va lua o mică pauză înainte de runda de discuţii libere pentru ca participanţii să aibă ocazia de a-şi clarifica punctele de vedere.
• Facilitatorul va avea grijă ca discuţiile să se concentreze pe tema propusă şi să nu devieze de la subiect. Deasemenea va avea grijă ca fiecare participant să fie cât se poate de concis în ceea ce spune pentru a se putea încadra într-un timp rezonabil.
• Nu uita că toată lumea trebuie să se simtă cât mai confortabil.

Sintetizare

• În această etapă vor participa numai membrii desemnaţi ai juriului.
• După ce toate ideile au fost colectate se va încerca o grupare a lor în anumite teme specifice (pentru aceasta se pot folosi alte instrumente ca de exemplu diagrame de afinitate) şi o clasificare după anumite criterii (de exemplu: originalitate, realism / fezabilitate, eficienţă).
• Vor fi alese cele mai bune din ideile expuse şi, dacă este cazul vor fi dezvoltate.
• După ce vor fi evaluate toate ideile vor fi alese 2-3 cele mai bune care vor fi discutate în detaliu şi dezvoltate. Una din acestea ar putea fi soluţia mult aşteptată.
• Dacă nu există un juriu iar selecţia finală este făcută de către participanţi atunci este bine ca aceştia să voteze individual pentru fiecare din ideile listate. În acest caz decizia nu se ia colectiv.

Finalizare

• Trimite tuturor participanţilor un rezumat al celor discutate şi lista finală cu ideile sintetizate. Există o şansă foarte mare ca ei să vină cu completări valoroase.
• Unele idei pot fi valoroase chiar dacă nu au fost alese drept soluţie. Aceste idei ar trebui reţinute (stocate) sau distribuite celor care le-ar putea utiliza.
• În general oamenii ţin la ideile lor şi încearcă un sentiment de frustrare în momentul în care acele idei nu au fost considerate cele mai bune. De aceea merită efortul de a se explica de ce a fost aleasă o ideie în locul alteia şi mai ales de a se sublinia că fiecare contribuţie a fost importantă şi apreciată ca atare.
• Ce este de făcut în continuare – trasează sarcini (cât mai precise şi cât mai detaliate) celor care sunt responsabili pentru punerea ideilor în practică.

Reguli

Grup

• Fără atitudine negativă. Nu respinge ideile altora ci construieşte pe baza lor. Brainstormingul se bazează pe gândirea colectivă.
• Fără critici. Acesta nu este un forum în care se discută superioritatea unei idei faţă de alta.
• Orice ideie este binevenită, oricât de excentrică ar părea.
• Fără prejudecăţi şi fără conformism. Gândirea creativă şi spontaneitatea sunt încurajate.
• Cantitatea generează calitatea. Am aprecia cel puţin 50 (sau chiar 100) de idei noi.
• Nu există idei proaste pentru că ele servesc la generarea altora mai bune.
• Toată lumea trebuie să participe.
• Toată lumea vorbeşte pe rând, nu toţi o dată.
• Repetarea este OK.
• Fără întreruperi din exterior (inclusiv telefoane mobile)

Individ

• Nu-ţi critica sau judeca în sinea ta propriile idei. Dacă faci acest lucru vei ezita.
• Concentreazăte numai pe subiectele discutate.
• Bazează-te pe experienţa anterioară pentru a găsi noi idei.
• Nu da o importanţă exagerată cuvintelor, încearcă să exprimi cât mai firesc viziunea ta.

Rolul Facilitatorului

• Contribuie la conversaţie, nu inhibă dialogul
• Nu trebuie să controlează excesiv.
• Trebuie să încurajeze participarea tuturor. Nu trebuie să permită unei singure persoane să acapareze conversaţia
• Readuce conversaţia la subiectul principal ori de câte ori aceasta deviază. Are grijă ca regulile de mai sus să fie respectate şi le reaminteşte ori de câte ori este nevoie. Dacă nu se respectă regulile de mai sus atunci nu mai este Brainstorming.
• Stimulează conversaţia şi introduce „generatoare de idei” ori de câte ori discuţiile stagnează.
• Consemnează toate ideile exprimate fără însă a le judeca.

De reţinut

• Oamenilor le place nespus de mult să fie inteligenţi şi sclipitori fără să fie nevoiţi să îşi implementeze propriile idei. Succesul depinde de cât de bine sunt stimulaţi.
• O şedinţă de Brainstorming clădeşte entuziasmul şi implicarea în cadrul echipei. Îi face de asemenea pe oameni să vorbească unii cu ceilalţi, deci este un bun instrument de comunicare.
• Brainstormingul trebuie folosit pentru a combina şi pentru a extinde idei nu doar pentru a colecta idei. Dacă scopul este doar de a colecta idei atunci Brainstormingul este o pierdere de timp. Pentru aceasta ar fi mai potrivit un sistem de tip Web de colectare a ideilor sau chiar demodata cutie de „sugestiile angajaţilor”.
• Dacă angajaţii cred că vor fi apreciaţi sau judecaţi pe baza a ceea ce vor spune atunci ei se vor feri să spună exact ce gândesc. În acest caz Brainstormingul nu este o ideie bună, mai bine sunt lăsaţi să lucreze individual.
• Gândirea colectivă oferă mai multe perspective dar este mai lentă decât cea individuală. Pentru creşterea eficienţei este bine ca participanţii să se gândească individual înainte şi după Brainstorming la problemele date.
• Sesiunile de Brainstorming sunt inutile dacă nu sunt combinate şi cu alte practici ca de exemplu: observarea comportamentului utilizatorilor / clienţilor, consultarea unor specialişti, construirea unui prototip etc. Cel mai important lucru este ca ideile să se şi concretizeze. Cea mai puţin creativă companie este aceea unde se produc multe idei dar nici una nu este pusă în practică.
• Dacă facilitatorul nu are destulă experienţă în lucrul cu oamenii, nu ştie să îi stimuleze, emite judecăţi sau e tentat să vorbească mai mult decât ceilalţi, nu ar fi deloc surprinzător dacă participanţii ar arăta la fel de confuji şi stânjeniţi de parcă ar fi nimerit într-o colonie de nudişti şi nu ar şti cum să reacţioneze. La începutul unei sesiuni de Brainstorming ideile noi apar mai greu, după aceea năvălesc şi spre sfârşit sunt din ce în ce mai puţine. Un facilitator bun va stimula discuţiile la început şi la sfârşit iar în partea de mijloc se va retrage şi va avea grijă să menţină ordinea. De asemenea un facilitator bun va urmări următoarea schemă: individ-grup-individ. Va extrage ideile individuale (dacă ideile nu sunt colectate la început, s-ar putea ca unii participanţi să uite ce au vrut să spună atunci când le vine rândul), va genera discuţii în jurul acestora încercând să stimuleze construirea altora noi pe baza celor deja expuse şi va colecta la sfârşit concluziile fiecărui individ (dacă votul final se face în grup sau se încearcă o judecare a ideilor exprimate atunci pot apărea conflicte între participanţi).
• O sesiune de Brainstorming nu trebuie să se întindă foarte mult în timp şi trebuie să se concentreze strict pe subiectele propuse.

În loc de introducere

Când devii manager, câştigi controlul asupra muncii tale; nu în întregime dar într-o măsură importantă. Poţi schimba lucrurile şi poţi face lucrurile altfel. Ai o foarte mare influenţă asupra felului în care lucrează echipa ta. Poţi schimba mediul de lucru. Poate că nu poţi schimba totul dintr-o dată dar poţi face ceva. Poţi să foloseşti mai bine ceea ce ai în prezent.

Pentru a deveni un bun manager trebuie să înveţi cum să organizezi lucrurile şi cum să creezi un mediu de lucru bun, unde performanţa şi morala să fie preţuite. Trebuie să înveţi cum să faci planuri de viitor şi cum să faci faţă unor situaţii dificile. Este foarte important să evaluezi rezultatele, să descoperi ce se poate îmbunătăţi şi, mai presus de toate, să şti cum să comunici eficient.

Aici vei găsi o colecţie de articole despre leadership şi management, teme de actualitate şi unelte care te vor ajuta să îţi îmbunătăţeşti activitatea. Sunt subiecte de interes pentru mine şi doresc să le fac cunoscute şi altora.

Dacă ceea ce vei citi îţi va plăcea, te va ajuta sau îţi va oferi noi idei nu ezita să împărtăşeşti şi prietenilor tăi acest lucru. Dacă ai o poveste de succes nu ezita să o spui, in felul acesta vor învăţa şi alţii de la tine, iar dacă ai întrebări sau probleme cu care te confrunţi, pune o întrebare, poate cineva te va ajuta.