Intranetul ca instrument de comunicare internă

“Avem un intranet. Este bun? Daaa. Îl foloseşte cineva? Nu.”

Marea majoritate a companiilor au un intranet, însă de multe ori el nu este folosit la întreaga lui valoare. Cum facem ca Intranetul să devină la fel de natural de folosit precum telefonul şi emailul?

Rolul managerului de comunicare

Un manager de comunicare internă este responsabil, în mod evident, cu elaborarea şi implementarea strategiei de comunicare în cadrul companiei. La prima vedere nu pare foarte complicat – spre deosebire de comunicarea externă, audienţa este deja cunoscută. Totuşi, în cadrul unei companii, doar stabilirea unui dialog cu angajaţii (comunicare de sus în jos şi de jos în sus prin mecanisme de feedback) nu este suficientă. Angajaţii comunică şi între ei, în mod formal sau informal şi au nevoie de canale de comunicare directe. De aceea, rolul cel mai important al managerului de comunicare este acela de facilitator.

Intranetul ca instrument de comunicare

Facilitarea comunicării se realizează punând la dispoziţia angajaţilor diverse instrumente, încurajându-i, dar şi controlând fluxurile de informaţii şi organizându-le. Intranetul poate fi cel mai complet instrument de comunicare internă:

• Mesajele companiei către proprii angajaţi ajung, cu ajutorul intranetului, rapid şi nedistorsionat la toată lumea care are acces la un computer.
• Intranetul reprezinta un canal foarte important de feedback prin care părerea angajaţilor poată fi cunoscută în mod direct de către conducerea companiei.
• Cultura organizaţională, valorile, sentimentul de apartenenţă, ideea de cetăţean al companiei, pot fi susţinute şi întărite cu ajutorul intranetului.
• Angajaţii pot comunica în mod direct între ei în cadrul grupurilor de discuţii sau echipelor de proiect, având la dispoziţie un spaţiu virtual privat.
• Diversele departamente îşi pot organiza mai bine serviciile şi suportul pe care îl oferă celorlalti angajati din cadrul companiei.
• Noii angajaţi se integrează mai repede, iar procesul de învăţare poate fi accelerat dacă există o secţiune dedicată lor unde să regăsească informaţiile de care au nevoie.
• Nu în ultimul rând, intranetul oferă suportul necesar pentru managementul cunoaşterii – captarea, stocarea, transferul şi distribuirea cunoaşterii către angajaţii care au nevoie, atunci când au nevoie.

Intranetul nu este un instrument tehnic, in aceeasi masura in care sunt telefonul sau emailul. Doar 20% înseamnă tehnologie, iar 80% înseamnă informaţie şi modul în care ea este creată şi consumată de către angajaţi. Aşa cum emailul are nevoie, la nivel tehnic, de un administrator, la fel şi intranetul are nevoie de un manager, calitatea sa depinzând de criterii precum:

• Editarea conţinutului - cât de util este, cât de uşor de citit şi de înţeles este
• Organizarea conţinutului - cum grupăm conţinutul şi după ce criterii
• Ergonomie în utilizare - cât de uşor este să regăsim informaţiile de care avem nevoie

Intranetul are nevoie de un manager de comunicare.

Un intranet util

Ce înseamnă până la urmă un intranet de calitate? Cum arată un astfel de intranet? E dificil să răspunzi la aceste întrebări atunci cand nu ai văzut prea multe intraneturi. Şi cum să le vezi, dacă ele nu sunt publice?

Un intranet util se poate construi dacă setăm corect, încă de la început, obiectivele – ce dorim să facem şi ce dorim să obţinem. De exemplu, ne propunem ca intranetul nostru să:

• Susţină valorile companiei
• Îi implice pe angajaţi
• Creeze relaţii
• Gestioneze eficient informaţia
• Faciliteze procesele de business
• Coaguleze eforturile pentru atingerea obiectivelor companiei

Şi cum atingem aceste obiective? Iată câteva exemple:

• Construirea de siteuri pentru toate departamentele suport. Un astfel de site ar trebui să fie despre “ce servicii oferim” clienţilor noştri interni. Astfel, orice angajat care are nevoie de un anumit serviciu, nu va mai fi nevoit să ceară informaţii de la colegi, să dea telefoane sau emailuri, ci va găsi tot ce are nevoie pe intranet.
• Structurarea conţinutului pe procese, astfel încât toate informaţiile referitoare la un anumit task (norme, proceduri, materiale de instruire, întrebări frecvente, persoane de contact) să poată fi regăsite în acelaşi loc
• Crearea de spaţii virtuale comune pentru angajaţii implicaţi în echipe de proiect, grupuri de lucru şi comunităţi de practică şi stimularea lor în activitatea de knowledge sharing

Intranetul poate fi la fel de uşor şi natural de folosit ca şi telefonul şi emailul. Nu este vorba de a alege între aceste trei instrumente de comunicare, ci de a le integra şi folosi împreună astfel incat să facem lucrurile mai repede, mai bine şi cu costuri mai mici.

Definirea obiectivelor şi a modului în care vrem să arate intranetul nostru este doar primul pas. Pe lângă asta, mai sunt multe de fâcut, de la planificare şi alocarea resurselor necesare, până la promovare. Despre acestea vom vorbi însă altă dată.