After Action Review

After Action Review (AAR) – este unul din cele mai simple şi în acelaşi timp puternice instrumente de management. AAR a fost dezvoltată în anii ’70 ca o metodologie de învăţare  de către Armata Statelor Unite ale Americii (US Army). Scopul era de a facilita învăţarea din exerciţiile zilnice de antrenament pe câmpul de luptă. A avut un aşa de mare succes încât ea a devenit parte integrantă a culturii armatei americane.

AAR a fost adaptat şi implementat și în business. Treptat multe din companiile mari au adoptat această tehnică, printre primele numărându-se BP-Amoco, Motorola sau General Electric.

Ceea ce face ca AAR să fie un instrument aşa puternic este chiar simplitatea, concentrarea pe aspecte concrete şi scalabilitatea. Se poate aplica pentru aproape orice fel de activitate, începând de la o convorbire telefonică de câteva zeci de secunde până la un proiect care se poate întinde pe o perioadă de câţiva ani.

Principiul rămâne neschimbat şi este foarte simplu: se compară ceea ce s-a întâmplat în realitate cu ceea ce se dorea, se identifică diferenţele şi se trag concluzii despre cum ar trebui acţionat în viitor în cazul unor acţiuni asemănătoare pentru a obţine rezultate mai bune.

AAR permite înţelegerea punctelor tari şi punctelor slabe ale unui proiect sau activitate, incluzând analiza performanţei fiecărui individ în parte, a echipei ca un întreg şi a proceselor implicate.

Nu în ultimul rând, AAR poate fi un instrument foarte folositor pentru dezvoltarea angajaţilor. Oamenilor li se poate oferi un feedback constructiv fără ca ei să resimtă presiunea unei evaluări personale. În plus poate crea oportunitatea ca oamenii să fie ascultaţi, să îşi poată spune în mod deschis punctul de vedere şi să contribuie cu idei.

IMPORTANT:

• Cel mai mult putem beneficia de aplicarea AAR în cazul acţiunilor repetitive (pe care le putem îmbunătăţi astfel la fiecare ciclu).
• Spiritul AAR este unul de deschidere şi de învăţare. NU TREBUIE folosit pentru a căuta şi găsi vinovaţi. Scopul este de a verifica dacă presupunerile iniţiale şi planurile au fost corecte, prin compararea rezultatelor aşteptate cu cele obţinute în realitate.

Putem identifica 3 tipuri de AAR:

• AAR formal 
• Este condus de către o persoană cu putere de decizie
• Participă şi observatori externi
• Necesită alocare de timp pentru preparare şi aplicare
• Este programat dinainte
• Este organizat într-un loc adecvat (ex. sală de şedinţă)
• Concluziile sunt formalizate
• AAR informal 
• Oricine poate conduce întâlnirea
• Necesită puţin sau deloc timp pentru preparare
• Nu necesită mult timp pentru aplicare
• Este ţinut oriunde se potriveşte
• AAR personal
• Este aplicat de către un individ
• Este ca o trecere rapidă în revistă a unui eveniment încheiat
• Pentru rezultate consistente se recomandă apelarea la ajutorul unui Coach sau Mentor

Uite un exemplu pentru AARul personal - înainte de culcare gândește-te la ce s-a întâmplat peste zi. Analizează-ți propriul comportament și propriile acțiuni. Încearcă să vezi dacă ai obținut maximul dintr-o anumită sau se putea mai bine. E un exercițiu excelent pentru autodezvoltare. Totul e să o faci într-o manieră pozitivă. Chiar dacă îți dai seama că ai greșit undeva, nu te enerva. De schimbat trecutul oricum nu o poți face, dar măcar poți să înveți ceva pentru viitor.

Defăşurarea AAR

Planificarea timpului este foarte importantă. Nu există o singură reţetă de succes. Timpul alocat pentru AAR va trebui să fie proporţional cu importanţa evenimentelor analizate. Îți sugerez ca timpul total alocat să îl împarți în următoarele 3 proporţii: 25%-25%-50%

• (25% din timpul alocat)
• Ce ne planificasem să realizăm? / Ce trebuia să se întâmple?
• Trecerea în revistă a task-urilor importante şi a milestone-urilor (puncte intermediare)
• Rezultattul final dorit (end state)
• Ce s-a întâmplat în realitate?
• Stabilește faptele şi circumstanţele
• Încearcă să construiești o perspectivă mai largă, privind lucrurile din mai multe puncte de vedere. Nu uita – părerea fiecăruia contează
• (25% din timpul alocat)
• De ce s-a întâmplat aşa?
• Analizează cauzele şi efectele
• Concentrează-te pe CE şi nu pe CINE
• (50% din timpul alocat)
• Ce vom face data viitoare?
• Corectează punctele slabe. Concentrează-ți atenţia pe ce se poate rezolva prin forţe proprii şi nu pe lucruri pe care nu pot fi controlate
• Identifică şi menține punctele tari. Identifică punctele în care performanţele au fost foarte bune. Acţiunile care au condus la aceste rezultate ar trebui repetate
• Ce am învăţat?
• Ideal ar fi ca totul să fie documentat astfel încât să poată învăța și alții din această experiență

Puncte cheie de succes

• Trebuie să fie condus cât mai repede posibil după eveniment, când amintirile sunt încă proaspete, participanţii la eveniment sunt încă disponibili, lecţiile astfel învăţate putând fi imediat aplicate
• Trebuie creată o atmosferă deschisă şi destinsă, un climat de încredere şi o dorinţă sinceră de învăţare. AAR se face pentru a învăţa şi nu pentru a critica sau a evalua performaţele cuiva. Toţi participanţii trebuie trataţi în mod egal, eliminându-se ierarhiile şi dându-le tuturor şansa de a se exprima liber. Calitatea acţiunii de AAR va depinde de dorinţa participanţilor de a fi deschişi şi de a contribui cu idei.
• Este bine să existe o planificare anterioară. Acest lucru este necesar mai ales în cazul AARurilor formale, la care participă multe persoane, sau se analizează un proiect mai mare. În aceste cazuri este nevoie de a colecta în prealabil informaţii, de a le structura şi analiza. Se pot identifica procese sau operaţiuni cheie care vor fi discutate mai în amănunt. Se stabilesc modalităţile de măsurare pentru a putea urmării performanţele. Se stabilesc detalii legate de logistică (locul şi data de desfăşurare, număr de participanţi, materiale ce trebuie distribuite înainte sau după întâlnire, listele de distribuţie etc).
• Este bine să existe un facilitator. Evident, în cazul unui AAR formal va exista întotdeauna un facilitator dar în cazul AARurilor informale acest lucru nu se întâmplă mereu. Menirea principală a facilitatorului este de a asigura o atmosferă deschisă, de a ajuta echipa să înveţe punând întrebări şi asigurându-se că toată lumea are oportunitatea de a contribui. 
• Atmosfera trebuie să rămână pozitivă. Întotdeauna se începe cu aspecte pozitive. Este adevărat că cel mai bine se învaţă din greşeli dar la fel de bine se poate învăţa şi din „best practice”uri. Nu întreba „Ce nu a mers bine?”, în schimb folosește „Ce ar fi putut merge mai bine?” Astfel vă puteţi concentra mai bine pe îmbunătăţire în loc de eşec.
• Trebuie invitaţi oamenii cei mai potriviţi, oamenii care au avut influența / importanța cea mai mare în proiect
• Este important ca participanţii să plece cu sentimentul că au fost ascultaţi şi că nu au rămas lucruri nespuse. 
• Stabilește o modalitate de a înregistra cele discutate în cadrul AAR. În documentarea finală (din nou trebuie ţinut cont de tipul AAR) trebuie incluse lecţiile învăţate şi ghiduri de bună practică pentru viitor, câteva informaţii despre proiect pentru a putea pune informaţiile în context, referinţe şi alte documente necesare.
• Împărtășește şi altora cele învăţate. Întreabă-te cine ar putea beneficia de rezultatele AAR. Ar putea fi persoane implicate în proiecte sau activităţi similare. Pune documentele care ar putea fi de folos într-un loc uşor accesibil (pe Intranet de exemplu)

AAR este deopotrivă o artă şi o ştiinţă. Este o linie de demarcaţie foarte subţire între a ţine o întrunire la care oamenii să fie deschişi şi să contribuie la succes şi transformarea întâlnirii într-un adevărat haos, în care oamenii încep să se certe şi să se acuze unul pe celălalt sau, dimpotrivă, să fie foarte formali, politicoşi în exprimare dar spunând lucruri fără conţinut.