Şedinţa este un foarte bun şi puternic instrument de management. Este un instrument esenţial pentru coordonarea şi armonizarea membrilor unei echipe.
Totuși, parcă se exagerează cu ședințele astea, nu? Sunt prea multe și par interminabile. Mănâncă foarte mult timp și sunt plictisitoare.
Cum rămâne cu eficiența muncii? Dacă am putea să mai reducem din timpul alocat ședințelor, dacă am crește utilitatea acestor ședințe...
Ei bine, se poate. Trebuie doar să aplici rețeta de succes. În cele ce urmează îți voi spune cum să faci astfel încât să transformi ședințele în unele de succes.
Hai mai întâi să vedem ce e cu ședințele astea și să vedem la ce folosesc. Ce e o ședință nu cred că mai trebuie să spun pentru că toată lumea știe.
Şedinţele sunt de trei tipuri:
- De informare - cel care inițiază ședința / conducătorul de ședință transmite informații participanților
- De culegere de informaţii - cel care inițiază ședința / conducătorul de ședință dorește să primească informații de la participanți
- De rezolvare de probleme - cel care inițiază ședința / conducătorul de ședință dorește să găsească soluții împreună cu ceilalți participanți
1 Pregătirea
Stabilirea obiectivelor
Orice şedinţă trebuie să aibă un scop precis. Pentru a putea măsura succesul unei şedinţe trebuie stabilite încă de la început obiectivele urmărite.
În funcţie de obiectivele propuse, putem stabili audienţa, adică persoanele care ar trebui să participe la şedinţă.
În funcţie de obiectivele stabilite şi de audienţă se pot selecta şi pregăti materialele necesare se poate alege un loc de întâlnire şi se poate alege modul de conducere a şedinţei cel mai adecvat.
Stabilirea obiectivelor este fundaţia pe care se bazează întreaga desfăşurare ulterioară a şedinţei.
Obiective precum „să ne facem o idee despre”, „să discutăm despre”, „să revedem …” nu sunt clare şi explicite şi nu recomand a fi folosite. Comparaţi cu următoarele exemple: „obiectivul este de a explica noua procedură de lucru …” (întâlnire de informare), „obiectivul nostru este de a elabora o listă cu nemulţumirile semnalate de către clienţii noştri faţă de produsul …” (întâlnire de culegere de informaţii), „obiectivul întâlnirii de astăzi este elaborarea unui plan prin care să creştem vânzările cu 20% în următoarele două luni” (întâlnire de rezolvare a problemelor).
Obiectivul unei şedinţe de informare este de a oferi informaţii clare şi complete asupra unui subiect. Pot fi puse întrebări scurte de clarificare iar discuţiile purtate în jurul acestor clarificări pot încuraja participanţii să accepte şi să folosească informaţiile primite dar liderul trebuie să aibă în permanenţă controlul. Într-o şedinţă de informare, liderul este cel care vorbeşte în cea mai mare parte a timpului.
S-ar putea pune următoarea întrebare - De ce este nevoie de o ședință pentru asta? Nu ar fi mai simplu să primim informarea (pe mail, pe intranet), să citim singuri despre ce e vorba și pe urmă să ne vedem de treaba noastră?
Răspunsul este acesta:
Da, uneori e mai simplu și mai eficient așa. Nu trebuie făcută o ședință de fiecare dată. Mai există și alte metode de informare.
Dar alteori este necesară o ședință. Pentru că liderul are nevoie să se asigure că toată lumea a luat la cunoștință. Pentru că liderul are nevoie să se asigure că toată lumea a înțeles despre ce e vorba. Foarte important, pentru că liderul are nevoie să primească feedback.
Într-o şedinţă de culegere de informaţii liderul acţionează mai degrabă ca un facilitator. Liderul trebuie să arate deschidere şi sinceritate pentru ca o astfel de şedinţă să aibă succes.
Încurajează discuţiile punând întrebări deschise astfel încât să extragă informaţiile necesare. Dacă în şedinţele de informare liderul vorbeşte în cea mai mare parte a timpului şi participanţii pun întrebări, într-o şedinţă de culegere de informaţii liderul vorbeşte mai puţin, canalizând întâlnirea spre subiectele de interes prin scurte întrebări. Obiectivul unei astfel de întâlniri este atins în momentul în care liderul reuşeşte să extragă toate informaţiile necesare de la participanţi.
Şedinţele de rezolvare de probleme presupun comunicare permanentă între lider şi participanţi. Liderul oferă informaţiile necesare, formulează problema ce trebuie rezolvată iar participanţii oferă idei, sugestii, soluţii şi explorează diferite posibilităţi şi alternative. Obiectivul este atins dacă se găseşte o soluţie viabilă la problema pusă.
Stabilirea locului de desfășurare a ședinței
Locul de întâlnire este foarte important. Pentru unii participanţi o dicuţie în biroul directorului poate fi intimidantă. De asemenea o sală de mese poate fi un loc mult prea puţin protocolar iar participanţii pot avea dificultăţi în a se concentra pe o discuţie serioasă. Dacă doriţi o discuţie liberă şi deschisă alegeţi un mediu mai neutru.
Foarte important este ca spaţiul ales să fie liniştit, să nu existe factori perturbatori ce pot genera întreruperi (este recomandat ca liderul să ceară participanţilor să închidă telefoanele mobile, el însuşi dând primul exemplu).
Preinformare
Acesta este un pas foarte important care ar putea reduce enorm timpul și ar eficientiza foarte mult ședința.
Una e ca participanții să vină la ședință fără să știe despre ce e vorba și total nepregătiți și alta e să fie informați dinainte care sunt obiectivele, despre ce se va discuta. În ultimul caz ar avea timp să se pregătească și să se gândească la ce are de spus, la ce are de întrebat sau la posibile soluții.
Pentru aceasta liderul va trebui să transmită în timp util care este scopul întâlnirii și toate materialele necesare pentru informarea lor.
De asemenea este foarte important să transmită data şi ora la care va avea loc întâlnirea, locaţia şi durata (cel puţin aproximativă). Ședințele interminabile sunt interminabile tocmai pentru că nimeni nu a stabilit o durată.
2 Startul şedinţei
Deschidere
Liderul trebuie să capteze atenţia participanţilor încă de la început.
Tehnica asta se numește ”icebreacker” (spargerea gheții) și constă în a prezenta ceva dramatic (care va declanşa „un simţ al urgenţei” a ceva de primă importanţă), ceva amuzant (care va atrage simpatia participanţilor) sau unui element de noutate (ce va stârni curiozitatea).
Imediat liderul va ura bun venit tuturor participanţilor, va mulţumi tuturor pentru că au reuşit să vină şi va face, dacă este cazul prezentarea participanţilor care nu se cunosc între ei. Acest pas este important pentru că liderul trebuie să ofere un exemplu de politeţe şi de condescendenţă şi astfel poate impune un anume fel în care să se desfăşoare restul discuţiilor.
Punerea în temă
Următorul lucru pe care liderul trebuie să-l facă este să ofere informaţii actualizate pentru cei prezenţi. Aceste informaţii descriu în general contextul actual (situaţia actuală) şi motivaţia întâlnirii. În cazul unei şedinţe de culegere de informaţii vor fi prezentate faptele ce au condus la această nevoie de informaţii şi ce se intenţionează a se face cu ele. În cazul unei întâlniri de rezolvare de probleme va fi prezentată situaţia prezentă, situaţia dorită şi problema care face ca situaţia dorită să nu poată fi încă atinsă.
Dacă preinformarea s-a făcut și s-a făcut corect punerea în temă n-ar trebui să dureze foarte mult. Pasul este totuși necesar pentru a obține un numitor comun și un reper de unde vor porni discuțiile.
După ce au fost prezentate toate aceste informaţii preliminare va fi precizat obiectivul întâlnirii.
Încă odată, liderul trebuie să se asigure că obiectivul este clar, este bine înţeles de către toată lumea şi este realizabil, în limita de timp propusă pentru întâlnire.
3 Desfăşurarea şedinţei
În cazul şedinţelor de culegere de informaţii sau de rezolvare de probleme.
Rolul cel mai important al liderului este să se asigure că întâlnirea curge către îndeplinirea obiectivelor propuse. Primul pas este stabilirea unei metode pentru abordarea subiectelor propuse. Liderul trebuie să se asigure de colaborarea tuturor celor prezenţi şi trebuie să-i conducă în aşa fel încât toată lumea să progreseze în mod organizat. Liderul va prezenta un plan al întâlnirii cu paşii ce vor fi urmaţi pentru a atinge obiectivul fixat.
La început va lăsa oamenii să-şi exprime ideile, ascultând cu atenţie toate comentariile, fără a insista însă pe prea multe detalii. Va lăsa discuţia să se desfăşoare liber pentru a încuraja participarea tuturor şi va lăsa grupul să decidă pe ce discuţii se va insista şi ce este sau nu folositor pentru atingerea obiectivului propus.
Ușor de spus, mai greu de făcut. Dacă ai fost măcar o dată lider de ședință știi deja că e foarte greu să-i faci pe participanți să devină activi și să spună tot ce ar trebui să spună. Nu-i nimic, există câteva trucuri la care poți apela pentru a-i stimula:
- Spune ce nevoi ai
- Cere ajutor
- Apelează la o persoană (nominalizeaz-o) care are experienţă (dintre cei prezenţi)
- Complimentează pe cineva şi cere-i să vă povestească cum a ajuns la un rezultat aşa bun
- Readu în discuţie informaţiile precedente şi încearcă astfel să creezi un punct de plecare pentru o nouă discuţie (pistă)
O agendă a întâlnirii foarte bine precizată şi foarte bine structurată este de mare ajutor în cazul devierilor de la subiect. Liderul va insista pentru păstrarea desfăşurării întâlnirii aşa cum a fost programată iar celelalte subiecte vor putea fi discutate la sfârşit, în limita timpului disponibil.
Liderul trebuie să aibă grijă ca discuţiile să nu devieze de la subiectul principal şi să respecte paşii stabiliţi la început prin planul (agenda) întâlnirii. Pentru conducerea întâlnirii liderul are de asemenea la îndemână câteva trucuri:
- Iniţierea – sugerează noi idei, prezintă problemele, indică activităţile pe care trebuie să le urmărească cei prezenţi
- Orientarea - amintește scopul întâlnirii şi rolul participanţilor
- Clarificarea – se asigură că tot ce s-a discutat a fost bine înţeles de către toţi participanţii
- Informarea – prezintă informaţii care să ajute în luarea unor decizii
- Integrarea – strânge ideile şi informaţiile pentru a forma un plan viitor de acţiune coordonat
- Testarea – cere opinia participanţilor despre posibile soluţii
- Recapitularea – prezintă pe scurt punctele principale deja discutate pentru a oferi participanţilor ocazia să revadă parcursul întâlnirii până în acel punct şi să îşi reîmprospăteze ideile
Cred că nici nu mai trebuie să amintesc - regullile bunului simț trebuie să guverneze orice ședință - atitudinea trebuie să fie constructivă nu distructivă, participanții trebuie să arate respect pentru ceilalți, se discută idei și nu persoane, se caută soluții nu se caută vinovați etc.
4 Încheierea şedinţei
Liderul îi va avertiza pe toţi participanţii că întâlnirea este aproape de final, astfel încât fiecare să aibă ocazia să-şi exprime ultimile idei.
După câteva comentarii finale, liderul va face o sumarizare, prezentând participanţilor situaţia aşa cum arată după cele discutate (ideile sau soluţiile ce au fost reţinute, concluziile ce au fost trase).
Liderul va mulţumi tuturor pentru participare şi îi va felicita pentru rezultatul obţinut.
Întotdeauna liderul va încheia cu o atitudine optimistă.
Ședința nu se încheie odată cu terminarea ședinței. Mai trebuie făcut un pas:
- Liderul va trebui să dea instrucţiuni clare tuturor ce vor fi implicaţi în planul de acţiune rezultat. Apoi va stabili dacă este necesar să se trimită note, rezumate sau alte documente şi către cine, va stabili întâlnirile viitoare dacă este cazul.
Există tipuri de ședințe particulare cu obiective precise. De exemplu - ședință pentru dezvoltarea de idei (brainstorming), ședințe operative (stand up meeting), ședințe de început de proiect (kick start meeting), dar despre ele voi vorbi separat.
Mi-ar prinde bine și părerea ta. În compania ta cum se desfășoară ședințele? Sunt lungi si plictisitoare sau scurte și eficiente? Dacă ai putea, ce ai îmbunătăți? Ce sfaturi ai avea pentru ceilalți?
0 comentarii:
Trimiteți un comentariu